+38 044 384-00-47 info@arou.com.ua

Составление и анализ рекомендаций по совершенствованию документооборота на предприятии

рекомендации по совершенствованию документооборотаКаждый опытный бизнесмен знает, что залог успеха любой компании – это правильная организация работы органов правления этой компании. Только первоклассное управление процессами компании может вывести её из кризиса в трудную минуту, и наоборот – неумелое обращение с любой организацией способно её погубить. Принимая всё это во внимание, наверняка каждый согласится, что управление компанией и организация документооборота на предприятии – это взаимозависимые явления. Ведь налаженная работа документооборота на предприятии значительно увеличивает эффективность работы управленческого аппарата. Но как же наладить работу документооборота? Ответ на этот вопрос кроется на поверхности – необходима помощь в разработке рекомендации по совершенствованию документооборота на предприятии, о которой мы и поговорим в сегодняшней статье.

документыЧто такое документооборот на предприятии и рекомендации по его совершенствованию?

Прежде всего стоит заметить, что документооборот на предприятии – это движение документа внутри компании с момента его создания или поступления на предприятие и до момента завершения исполнения данного документа или его отправки.

Чтобы оптимизировать документооборот на предприятии, используются разнообразные методы, такие как:

  • Сокращение инстанций, через которые проходят документы на предприятии;
  • Сокращение использования недокументарных способов документооборота внутри компании (факс, телефон, электронная почта, личные разговоры);
  • Сокращение внутренней переписки компании;
  • Чёткое распределение функциональных обязанностей между департаментами компании.

Одним из таких способов является разработка рекомендации по совершенствованию документооборота на предприятии. Это документ, в котором содержаться требования к ведению документооборота на предприятии, а также рекомендации по его усовершенствованию.

ВажноОсновные требования к ведению документооборота на предприятии

Рациональная организация документооборота на предприятии предусматривает:

  • прямой поток документов от издателя к исполнителю и т.д. (т.е. документы должны проходить кратчайший путь на предприятии, без лишних перемещений);
  • сокращение инстанций, в которые попадают документы на пути к исполнению (в том числе при рассмотрении, регистрации, во время согласования и т.п.);
  • одноразовость технологических операций по обработке документов;
  • рациональное использование пространства в компании и разумное расположение в организации структурных подразделений и рабочих мест.

Главной задачей выполнения каждого из этих требований является оперативность обработки документов в компании, и минимизация времени на его прохождение по всем инстанциям в компании. Ведь при качественной автоматизации процесса документооборота эффективность работы персонала в компании способна повысится на 25-50%, при этом время обработки одного документа способно сократится на 75%.

Кроме того, никогда не нужно забывать о том, что все документы необходимо подсчитывать. А затем делать отчёт о работе документооборота на предприятии. В компаниях больших размеров такой отчёт делают раз в месяц. Это позволяет определить, какие месяцы являются наиболее документарно загруженными и уделять больше сил персонала на документооборот именно в это время года. На предприятиях среднего и малого размера достаточно производить отчётность документооборота раз в год.

безопасностьКак разработать идеальные рекомендации по совершенствованию документооборота на предприятии?

Перед разработкой качественной рекомендации по совершенствованию документооборота на предприятии, необходимо проанализировать существующее состояние организации документооборота в компании. Затем выявить все недостатки в нём, и принять их во внимание во время разработки рекомендации, для того, чтобы с помощью методик ведущих специалистов их исправить.

Компания «Адвокатское и риелторское объединение Украины» сотрудничает с ведущими специалистами в сфере управления документооборотом на предприятии. Они всегда делятся с нами своими последними наработками, сделанными на основании многолетних исследований.

И теперь мы точно знаем, из каких разделов должна состоять идеальная рекомендация по ведению документооборота на предприятии. И как её сделать такой, чтобы её было не только интересно прочесть однажды и забросить на полку, но и удобно пользоваться каждый день.

За всю историю работы нашей компании, мы успели порадовать уже более 10 000 клиентов, которые высоко оценили мастерство наших профессионалов. Вы ведь не будете спорить с тем, что такую важную часть работы предприятия, как документооборот, нельзя доверить неопытным специалистам?

 

Если Вы согласны с нами, тогда как можно скорее посетите наш уютный офис и поучаствуйте в разработке идеальной рекомендации по совершенствованию документооборота на Вашем предприятии. Ведь с её помощью, Вы сможете выжать из Вашего бизнеса максимум.